En tant que professionnels du chiffre, les comptables belges ont un rôle crucial dans la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. La loi du 18 septembre 2017 leur impose des obligations strictes, mais l'intégration de ces exigences dans les processus métiers quotidiens reste un défi pratique.
Ce guide a pour objectif de vous aider à intégrer efficacement ces obligations dans vos activités journalières, en minimisant la charge administrative et en optimisant la conformité. Vous y trouverez des conseils pratiques, des exemples de formulaires, des check-lists et des diagrammes pour faciliter cette mise en œuvre.
⚠️Important : Ce guide ne remplace pas les textes légaux et réglementaires en vigueur, ni la norme de l'ITAA du 31 mars 2020. Il constitue un outil pratique complémentaire à ces références officielles.
1. Alignement des procédures anti-blanchiment avec les services comptables
L'art de l'intégration des obligations anti-blanchiment réside dans leur alignement avec les services existants. Plutôt que de créer des processus parallèles, intégrez ces obligations dans votre flux de travail habituel.
Cycle d'intégration des obligations anti-blanchiment
Acceptation client
Identification et vigilance
Tenue comptable
Vigilance continue
Conseil fiscal
Détection anomalies
Missions contrôle
Analyse approfondie
Conseil
Prévention risques
↑ Obligations anti-blanchiment intégrées dans chaque service ↑
1.1. Processus d'acceptation d'un nouveau client
L'acceptation d'un nouveau client est un moment critique pour l'application des mesures anti-blanchiment. C'est à ce stade que vous devez effectuer l'identification et la vérification de l'identité ainsi que l'évaluation initiale des risques.
Intégration des obligations anti-blanchiment dans le processus d'acceptation client
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Formulaire d'acceptation client unifié : Intégrez les questions d'identification et d'évaluation des risques LBC/FT directement dans votre formulaire standard d'acceptation client.
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Automatisation de la vérification : Utilisez des services en ligne pour vérifier l'identité, consulter le registre UBO et effectuer des recherches sur les clients potentiels.
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Intégration de la matrice de risque : Incluez la classification des risques dans votre processus de décision d'acceptation.
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Lettre de mission adaptée : Insérez des clauses relatives à la LBC/FT dans votre lettre de mission standard.
Exemple pratique : Processus d'acceptation client intégré
Contact initial : Prise de contact → Formulaire de renseignements préliminaires (incluant les premières questions de vigilance)
Rendez-vous initial : Discussion des besoins + Collecte des documents d'identité/UBO
Contractualisation : Lettre de mission avec clauses LBC/FT + Conservation des preuves de vigilance
1.2. Mission de tenue de comptabilité
La tenue de comptabilité offre une position privilégiée pour exercer une vigilance continue sur les opérations du client. C'est durant cette activité que vous pourrez détecter des opérations atypiques.
Intégration des obligations anti-blanchiment dans la tenue comptable
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Points de contrôle systématiques : Intégrez des points de vérification LBC/FT dans vos procédures de saisie comptable.
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Questionnaire périodique : Établissez un questionnaire simple à compléter lors de la réception des pièces mensuelles/trimestrielles.
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Alertes automatisées : Configurez votre logiciel comptable pour signaler les transactions inhabituelles.
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Documentation continue : Prévoyez un espace dans vos dossiers de travail pour noter les vérifications effectuées.
Activité comptable
Point de vigilance LBC/FT
Action intégrée
Réception des pièces
Vérification de la cohérence des opérations
Questionnaire rapide sur les opérations inhabituelles
Saisie comptable
Détection des opérations atypiques
Paramétrage d'alertes dans le logiciel
Rapprochement bancaire
Vérification des flux inhabituels
Check-list des points d'attention
Déclaration TVA
Cohérence chiffre d'affaires/secteur
Analyse comparative automatisée
Clôture périodique
Revue globale de l'activité
Rapport standardisé incluant aspects LBC/FT
1.3. Services de conseil fiscal
Les services de conseil fiscal présentent des risques spécifiques en matière de blanchiment, notamment concernant l'optimisation fiscale agressive ou la fraude fiscale grave.
Intégration des obligations anti-blanchiment dans le conseil fiscal
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Évaluation préalable : Incluez une évaluation LBC/FT avant chaque mission de conseil fiscal significative.
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Documentation des intentions : Documentez l'objectif économique légitime des opérations conseillées.
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Validation par paliers : Prévoyez des niveaux de validation interne selon la sensibilité du conseil.
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Traçabilité des décisions : Consignez le raisonnement et les sources utilisées pour vos conseils.
Points d'attention particuliers pour le conseil fiscal
Soyez particulièrement vigilant concernant les opérations impliquant des juridictions à fiscalité privilégiée
Documentez soigneusement la substance économique des restructurations conseillées
Refusez les missions visant manifestement à dissimuler l'origine des fonds
Identifiez clairement la ligne entre optimisation légale et fraude fiscale
1.4. Missions de contrôle
Les missions de contrôle (audit contractuel, due diligence, etc.) constituent une opportunité d'analyse approfondie qui peut révéler des indices de blanchiment ou de financement du terrorisme.
Intégration des obligations anti-blanchiment dans les missions de contrôle
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Programme de travail adapté : Intégrez des points de contrôle LBC/FT dans vos programmes d'audit standards.
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Échantillonnage ciblé : Incluez des critères LBC/FT dans votre sélection d'échantillons.
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Questionnaire spécifique : Utilisez un questionnaire dédié pour les zones à risque.
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Documentation des contrôles : Prévoyez une section dédiée dans vos papiers de travail.
Type de mission de contrôle
Aspects LBC/FT à intégrer
Audit contractuel
Vérification spécifique des opérations atypiques, des flux avec l'étranger, des écarts significatifs
Due diligence
Analyse approfondie de l'origine des fonds, de la structure de détention, des transactions historiques inhabituelles
Revue limitée
Questions ciblées sur les changements d'activité, les investissements importants, les nouveaux partenaires
Mission d'établissement des comptes
Attention particulière aux variations inexpliquées, aux opérations non documentées
1.5. Missions de conseil
Les missions de conseil (stratégique, financier, etc.) doivent également intégrer les aspects de la lutte contre le blanchiment, notamment en veillant à ne pas faciliter des opérations suspectes.
Intégration des obligations anti-blanchiment dans les missions de conseil
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Évaluation préalable : Analysez les implications LBC/FT avant d'accepter une mission de conseil significative.
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Clauses contractuelles : Intégrez des clauses relatives à la transparence et à la lutte contre le blanchiment.
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Mémo de compréhension : Documentez votre compréhension de l'objectif légitime de la mission.
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Revue par un second associé : Mettez en place un processus de revue pour les dossiers sensibles.
Conseil pratique
Pour chaque type de mission, créez une fiche pratique résumant les points d'attention LBC/FT spécifiques et les actions à intégrer. Affichez ces fiches dans vos locaux et intégrez-les dans vos manuels de procédures internes.
2. Procédures opérationnelles pour chaque étape du cycle client
La relation client suit un cycle qui commence par le premier contact et se poursuit tout au long de la collaboration. À chaque étape, des obligations anti-blanchiment spécifiques doivent être intégrées.
Cycle client et obligations anti-blanchiment
Premier contact
Vigilance initiale
↓
Collecte d'informations
Identification formelle
↓
Évaluation des risques
Classification
↓
Exécution des prestations
Vigilance continue
↓
Révision annuelle
Mise à jour
2.1. Premier contact et évaluation préliminaire
Dès le premier contact avec un client potentiel, certaines informations doivent être recueillies pour une première évaluation du risque.
Formulaire de premier contact intégrant les aspects LBC/FT
Points de vigilance lors du premier contact
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Red flags à détecter dès le premier contact :
Client pressé souhaitant éviter les procédures d'identification normales
Réticence à fournir des informations basiques
Changements fréquents de comptables sans justification
Demande de discrétion particulière ou insistance sur la confidentialité
Activité floue ou contradictoire
Conseil pratique : Créez un formulaire de premier contact standardisé intégrant ces questions LBC/FT de manière naturelle, sans donner l'impression d'un interrogatoire. Utilisez-le pour tous les nouveaux contacts, que ce soit en ligne, par téléphone ou en personne.
2.2. Collecte d'informations et identification
La phase de collecte d'informations doit permettre l'identification formelle du client, de ses mandataires et des bénéficiaires effectifs.
Processus intégré de collecte et d'identification
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Documents d'identification à collecter :
Pour les personnes physiques : carte d'identité ou passeport (copie)
Pour les sociétés : statuts, publication au Moniteur, extrait KBO/BCE
Pour les mandataires : document d'identité + preuve du mandat
Pour les bénéficiaires effectifs : registre UBO, organigramme de groupe
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Intégration dans le processus d'onboarding :
Créez une liste de contrôle intégrée à votre processus d'accueil client
Utilisez un portail client sécurisé pour le téléchargement des documents
Automatisez les vérifications via des services en ligne (BCE, UBO, etc.)
Documentez systématiquement les vérifications effectuées
Exemple de fiche d'identification client intégrée
Créez un document unique qui combine les informations nécessaires à la fois pour votre dossier permanent client et pour les obligations d'identification LBC/FT :
Informations de base sur le client (coordonnées, activité, etc.)
Section dédiée aux informations d'identification formelle
Schéma de structure de détention pour les personnes morales
Liste des bénéficiaires effectifs
Liste des mandataires et pouvoirs
Checklist des documents vérifiés et conservés
Date et signature du client et du professionnel
Cette fiche unique servira à la fois de document de travail pour vos missions et de preuve de conformité LBC/FT.
2.3. Évaluation des risques et classification
L'évaluation des risques doit être formalisée et conduire à une classification du client qui déterminera le niveau de vigilance à appliquer.
Score 1.6-2.4 : Risque standard → Vigilance normale
Score 2.5-3 : Risque élevé → Vigilance renforcée
Intégration : Cette grille d'évaluation peut être intégrée directement dans votre système de gestion client ou sous forme de formulaire automatisé, afin que le classement du client soit immédiatement visible dans votre système.
Conseil pratique : Liez directement le niveau de risque LBC/FT à vos procédures métier, par exemple :
Risque faible : Révision annuelle standard
Risque standard : Points de contrôle trimestriels
Risque élevé : Validation par un second associé, contrôles mensuels
Ainsi, la classification LBC/FT guide directement votre approche de service client.
2.4. Exécution des prestations avec vigilance continue
Durant l'exécution des prestations, la vigilance doit être maintenue pour détecter toute évolution ou opération atypique.
Intégration de la vigilance continue dans les prestations
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Formulaire de saisie comptable enrichi : Ajoutez une section "Points d'attention LBC/FT" dans vos formulaires de saisie périodique.
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Check-list de révision : Incluez des points de vigilance spécifiques dans vos programmes de révision comptable.
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Rapports périodiques : Ajoutez une section dédiée à la conformité LBC/FT dans vos rapports au client.
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Journal de vigilance : Tenez un journal des vérifications effectuées et des questionnements résolus.
Exemple d'intégration dans le cycle comptable mensuel
Réception des pièces : Questionnaire rapide sur les changements et opérations inhabituelles du mois
Saisie comptable : Signalement automatique des opérations dépassant certains seuils ou concernant des pays à risque
Rapprochement bancaire : Analyse des mouvements atypiques (origine des fonds, justifications)
Reporting client : Note sur les points vérifiés et les éventuelles questions en suspens
Documentation : Mise à jour du dossier permanent et du journal de vigilance
2.5. Révision annuelle et mise à jour du dossier
La révision annuelle est un moment privilégié pour mettre à jour toutes les informations relatives à la LBC/FT et réévaluer le niveau de risque.
Formulaire de révision annuelle LBC/FT intégré
Conseil pratique : Programmez la révision annuelle LBC/FT en même temps que la clôture comptable. Cela vous permettra d'utiliser les informations financières complètes pour évaluer la cohérence de l'activité et réévaluer les risques.
3. Intégration des contrôles anti-blanchiment dans les outils et logiciels comptables
Les outils et logiciels comptables peuvent être configurés pour faciliter la détection d'opérations atypiques et la gestion des obligations LBC/FT.
Schéma d'intégration dans les outils comptables
Représentation schématique de l'intégration des contrôles anti-blanchiment dans un système comptable
Fonctionnalités à configurer dans vos logiciels comptables
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Paramétrage d'alertes automatiques :
Transactions dépassant certains seuils (ex: paiements > 10.000€)
Opérations avec des pays à risque
Augmentation soudaine du volume d'activité
Transactions en espèces approchant les seuils légaux
Transactions répétitives de montant similaire
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Module LBC/FT dans votre GED ou CRM :
Dossier LBC/FT intégré au dossier permanent client
Rappels automatiques pour les mises à jour d'identification
Classification visuelle des clients selon leur niveau de risque
Journal de vigilance électronique
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Rapports et analyses spécifiques :
Rapport de cohérence entre activité déclarée et réelle
Analyse de ratios inhabituels (marge excessive, frais anormaux)
Synthèse des flux avec l'étranger
Tableau de suivi des opérations atypiques détectées
Exemple d'intégration dans un logiciel comptable
Configuration d'un tableau de bord LBC/FT intégré :
Fiche client enrichie avec indicateur de niveau de risque et dates clés (dernière vérification d'identité, prochaine révision)
Champs supplémentaires dans les écrans de saisie pour marquer les opérations vérifiées ou à surveiller
Alertes automatiques basées sur des règles personnalisées (ex: transactions multiples proches du seuil de 3.000€)
Rapport de vigilance périodique généré automatiquement pour chaque client
Espace de stockage sécurisé pour les documents d'identité et les analyses d'opérations atypiques
Solutions complémentaires
Pour les cabinets disposant de ressources limitées, envisagez ces solutions :
Tableurs de suivi pré-formatés : Créez des modèles Excel avec formules de détection automatique
Services en ligne : Utilisez des services spécialisés pour les vérifications d'identité et le registre UBO
Applications mobiles : Certaines applications permettent de scanner et vérifier les documents d'identité
Modules additionnels : Renseignez-vous sur les add-ons LBC/FT disponibles pour votre logiciel actuel
4. Points d'attention lors de l'examen des documents comptables
L'examen des documents comptables constitue une opportunité privilégiée pour détecter des opérations atypiques ou suspectes.
Document comptable
Points d'attention LBC/FT
Action recommandée
Relevés bancaires
Mouvements importants sans justification
Virements depuis/vers des pays à risque
Retraits d'espèces fréquents
Multiplication de petits virements
Demander des justificatifs
Documenter l'objet économique
Surveiller la récurrence
Factures fournisseurs
Prestations vagues ou mal définies
Prix manifestement sur/sous-évalués
Fournisseurs dans des pays sans lien avec l'activité
Multiplication de petites factures similaires
Vérifier l'existence réelle du fournisseur
Demander des contrats ou détails supplémentaires
Comparer avec les prix du marché
Factures clients
Clients inhabituels par rapport au secteur
Volume soudainement accru
Facturations complexes ou peu claires
Annulations fréquentes suivies de refacturations
Vérifier la réalité des prestations
Analyser l'évolution du chiffre d'affaires
Documenter les changements importants
Pièces de caisse
Mouvements d'espèces importants
Justificatifs incomplets ou manuscrits
Fractionnement apparent des paiements
Dépenses sans lien avec l'activité
Vérifier le respect des limitations légales
Demander des justificatifs supplémentaires
Documenter l'objet des dépenses importantes
Comptes annuels
Croissance anormalement rapide
Ratios incohérents avec le secteur
Liquidités excessives
Investissements disproportionnés
Analyser l'origine des fonds propres
Comparer avec les benchmarks sectoriels
Documenter les évolutions importantes
Intégration dans vos procédures d'examen de documents
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Check-list d'examen : Intégrez les points d'attention LBC/FT dans vos check-lists d'examen de documents.
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Documentation standardisée : Créez des modèles de documentation pour les vérifications effectuées.
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Formulaires de questions client : Préparez des questionnaires types pour les demandes d'information.
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Guide d'analyse sectorielle : Développez des guides par secteur identifiant les risques spécifiques.
Points d'attention particuliers pour certains secteurs
Adaptez vos vérifications selon le secteur d'activité :
Immobilier : Origine des fonds d'investissement, montages complexes, prix inhabituels
Commerce de détail : Volume d'espèces, cohérence entre stock et ventes, marges
Construction : Sous-traitance en cascade, facturations croisées, avances importantes
Services : Réalité des prestations, justification des honoraires élevés
Import/Export : Pays d'origine/destination, prix de transfert, intermédiaires
5. Gestion des signaux d'alerte au cours des missions
La détection de signaux d'alerte est le premier pas, mais leur gestion appropriée est tout aussi importante pour respecter vos obligations légales.
Processus de gestion des signaux d'alerte
Détection
Identification d'un signal d'alerte
→
Documentation
Consignation des faits
→
Analyse
Examen approfondi
→
Décision
Classement ou déclaration
→
Suivi
Actions post-analyse
Fiche de suivi d'opération atypique
Conseils pour une gestion efficace des alertes
Centralisez toutes les alertes auprès de l'AMLCO pour garantir un traitement cohérent
Créez un registre centralisé des opérations atypiques détectées et de leur traitement
Prévoyez des réunions régulières pour discuter des cas complexes
Documentez systématiquement les raisons de vos décisions (classement ou déclaration)
Assurez-vous que les collaborateurs savent comment et à qui signaler une alerte
Important : En cas de soupçon persistant après analyse, n'oubliez pas que la déclaration à la CTIF est obligatoire et que cette obligation ne peut être déléguée. La décision de déclarer ou non doit être documentée de manière approfondie pour justifier votre position en cas de contrôle.
6. Documentation des diligences effectuées
La documentation adéquate de vos diligences anti-blanchiment est cruciale, tant pour démontrer votre conformité que pour faciliter votre travail.
Principes clés pour une documentation efficace
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Intégration dans vos dossiers de travail existants : Plutôt que de créer un système parallèle, intégrez la documentation LBC/FT à vos dossiers existants.
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Standardisation : Utilisez des modèles standardisés pour garantir l'exhaustivité et la cohérence.
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Centralisation : Regroupez les informations LBC/FT dans une section dédiée facilement accessible.
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Traçabilité : Assurez-vous que chaque vérification est datée et signée par la personne qui l'a effectuée.
Structure de documentation recommandée
Organisez votre documentation LBC/FT en sections clairement identifiées :
